6 strategie per non portare lo stress in vacanza
Chi come me è nato in un mondo senza cellulari se lo ricorda bene: sembra incredibile ma si viveva anche senza!
Noi bambini passavamo ore a scorrazzare per il quartiere in giro tra i vari cortili degli amichetti e nessuna mamma si preoccupava della nostra incolumità, restando anche quattro o cinque ore senza sapere esattamente dove fossimo; ora che ho 38 anni mia mamma si preoccupa se entro cinque minuti non rispondo ad un messaggio!
Mio padre partiva per le ferie con noi e nessuno lo contattava dall’ufficio per sapere di una pratica o cosa riferire ad un cliente.
Se la persona era in ferie, era in ferie, amen, se ne sarebbe parlato a settembre: tutti avevano certamente più pazienza.
Ora l’esigenza e/o la pretesa di una risposta immediata è quasi incontrollata.
Siamo tutti sempre telefonabili, sempre raggiungibili; sicuramente in tanti casi è una bella comodità, ma di contro anche sotto l’ombrellone, o nel rifugio a 3500 metri, può squillare il cellulare e dall’altra parte ci può essere il cliente scontento, il capo arrabbiato, il collega nel panico, e tanti saluti all’abbandono dello stress.
Come fare?
Dobbiamo essere noi a dare uno stop, creare quel filtro che, con gentilezza, faccia capire all’altro che stiamo riposando, e che bisognerà rimandare a dopo le vostre vacanze.
Per farlo è buona cosa che siamo direttamente noi stessi ad organizzarci (e indirettamente organizzare anche i nostri interlocutori) nelle settimane precedenti:
1. PIANIFICARE
Prendiamo carta e penna e cerchiamo di prevedere in una check list tutte le attività da chiudere prima dell’inizio delle vacanze in modo da lasciare il meno possibile in sospeso.
Se siamo dei dipendenti questa operazione è più semplice perché avremo dei colleghi con cui turnarci nel piano ferie, se siamo liberi professionisti potrebbe essere più complesso.
Avevo un conoscente, tecnico informatico, che circa tre settimane prima delle ferie chiamava i clienti che non vedeva da un po’ e informava della chiusura. Chiedeva se andasse tutto bene con i pc e diceva “se c’è qualcosa da sistemare facciamolo ora, oppure lo faremo al mio ritorno”. Questo provocava un super lavoro pre vacanze, ma entrambe le parti poi erano tranquille. Questo atteggiamento è a mio parere molto positivo perché il cliente percepisce l’interesse nei suoi confronti da parte del professionista e sarà più disposto a ricambiare con un po’ di pazienza in caso di mancata risposta durante il periodo di assenza.
2. DELEGARE
Se rimangono questioni in sospeso deleghiamole ad un collega fidato. Chiediamo al collega un appuntamento per il passaggio di consegne qualche giorno prima (vietato parlarsi l’ultima mezz’ora dell’ultimo giorno!) in modo da farlo con la dovuta calma. Il vostro capo sarà sicuramente contento di sapere che, anche se non ci siete, qualcuno si sta occupando delle vostre pratiche.
Se pensate che delegare se siete dei liberi professioni sia impossibile vi sbagliate. Conosco molti professionisti (dentisti, avvocati, commercialisti…) che hanno un collega di fiducia su cui fare
affidamento in caso di emergenza in assenza. Di solito al cliente viene detto “Ci rivediamo il giorno x al mio ritorno, ma se dovessi provare dolore/aver bisogno/ecc rivolgiti al dottor … di cui ho massima fiducia”.
Anche in questo caso il cliente saprà di non essere solo e sarà molto più tranquillo. L’obiezione in questi casi è “ma se poi mi ruba il cliente?”.
Se è una persona di fiducia non accadrà e ci sarà certamente modo di ricambiare il favore: ricordatevi che fare rete con le persone giuste è sempre un guadagno.
3. IL RISPONDITORE
Vi posso assicurare che la cosa peggiore è scrivere una e-mail e non ricevere nessuna risposta, come se fosse caduta nel vuoto. Impostare il risponditore automatico dà invece al cliente un riscontro: sa che è una
condizione temporanea e gli viene comunicato immediatamente quando ritornerete in studio (indicate una data).
Il cliente sarà rassicurato e non gli verrà una crisi d’ansia!
4. L’EMERGENZA
Potete pensare di infrangere il relax in modo programmato, senza farlo sapere a colleghi, capo e clienti, per verificare se ci sono drammi in atto in vostra assenza.
Per esempio io mi prefiggo di sbirciare l’e-mail a giorni alterni ma quasi mai rispondo.
Il motivo è semplice: rispondere comunica all’altro che ci siete e che siete disponibili, ed è un messaggio che nei voi ne io vogliamo far passare!
Se proprio vedo qualcosa di grave allora mi faccio sentire.
5. IL RAPTUS
Spesso sotto l’ombrellone, quando la mente si riposa, vengono idee geniali.
Assicuratevi di avere sempre con voi un taccuino (cartaceo o virtuale) per prendere un appunto!
Non contate sulla vostra memoria, quasi mai è affidabile.
6. GODERSI IL MOMENTO
Non importa fotografare ogni piatto che state per mangiare, non importa fare video di ogni tramonto, e soprattutto non importa doverlo condividere! Dimenticate il cellulare e godetevi il momento che state
vivendo.
Guardate con gli occhi e con il cuore, non attraverso la fotocamera…
SIMONA BERGAMI, PROFESSIONAL ORGANIZER
Ecco, ora siete davvero pronti per spegnere il cellulare, tablet e pc, disintossicarvi e godervi a pieno le vacanze!
